Gestión de Procesos

"Si no puedes describir lo que estás haciendo como un proceso, entonces no sabes lo que estás haciendo"

W.Edwards Deming

Un proceso es un conjunto de acciones que tienen que realizarse de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Un proceso no deja de ser una receta, las acciones que seguimos para obtener siempre el mismo plato.

Con independencia del tamaño que tenga su empresa, diseñar procesos eficientes para cada una de sus acciones le proporcionará multiples ventajas:

Consistencia: Hacer las cosas de forma diferente cada vez, provocará distintos resultados y por tanto distintas experiencias en sus clientes, proveedores y compañeros. Esto provocará desconfianza en incertidumbre en los resultados

Eficiencia: Si tenemos un procedimiento para cada una de las acciones, a fuerza de repetirlo disminuirán los errores y el tiempo que tardamos en finalizar el trabajo.

Seguridad: La existencia de prodecimientos nos garantiza que las tareas se realizarán de la misma forma con independencia de la persona que las ejecute (eliminaremos la dependencia de personas "imprescindibles")

Organización

"El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y organización"

J.P. Sergent

Una organización es una estructura diseñada para gestionar y coordinar un conjunto de recursos.

Es fundamental que las personas se coordinen de forma eficiente y que los recursos se aprovechen adecuadamente para que su empresa sea productiva.

Existen una serie de principios que nos ayudarán a contar con una organización eficiente:

Objetivos y Metas: Todos los miembros de la organización deben conocer cuáles son los objetivos y metas a conseguir

Especialización : Los miembros de la organización deben contar con algún grado de especialización para lograr que esta sea más eficiente

Coordinación: Las funciones de sus miembros deben tener un equilibrio,para ayudarse y combinarse en el logro de sus objetivos.La comunicación debe ser fluída y clara

Responsabilidad y Autoridad: Los miembros de la organización deben tener claro cuál es su campo de acción y hasta donde llega el límite de su responsabilidad

Tecnología

"Toda tecnología lo sufientemente avanzada es indistinguible de la magia"

Arthur C. Clarke

Una herramienta es un elemento que nos facilita la realización de una tarea de forma eficiente. La utilización de herramientas nos permite realizar las mismas tareas en mucho menos tiempo que si lo hicieramos de forma manual.

Las herramientas tecnológicas son un elemento fundamental para incrementar la productividad de su organización.

Existen ciertos problemas en las organizaciones a la hora de adoptar nuevas herramientas tecnológicas:

Miedo a la tecnología: en muchas ocasiones los usuarios sienten miedo o pereza en el uso de las nuevas tecnologías, desconocer su funcionamiento produce inseguridad y evita que se aprovechen sus ventajas.

Temor a elevadas inversiones: No todas las herramientas tecnológicas tienen un elevado coste. Muchas veces la herramienta adecuada puede ser gratuíta o ya encontrarse en la empresa. En lugar de evaluar el coste de adquirir una tecnología debería tenerse en cuenta el coste de no tenerla.

Formación

"El conocimiento es la mejor inversión que se puede hacer"

Abraham Lincoln

El pilar fundamental sobre el que se asienta una organización es el personal que trabaja en ella y sus conocimientos sobre el sector.

Los miembros de una organización deben tener un conocimiento profundo de las tareas que tienen que realizar y del manejo de las herramientas que usarán para ejecutarlas.

El personal de su empresa debería ser experto en las herramientas y técnicas que necesita para realizar su trabajo.

Dominar el uso de las herramientas y técnicas necesarios proporciona grandes ventajas:

Trabajo de Calidad: Conocer a fondo las herramientas y los procedimientos lograrán no sólo que se terminen los trabajos, si no que se terminen con brillantez y excelencia.

Control de imprevistos: Conocer a fondo las herramientas que utilizamos evitará que perdamos tiempo en hacer frente a situaciones imprevistas sin tener que pedir ayuda.

Ahorro de tiempo: Cuánto más se conozca una herramienta o una técnica, más fácil será terminar las tareas y por lo tanto se terminarán antes.